Föreningens gemensamma förråd
Varje städdag börjar likadant: någon frågar var stegen är, någon annan var trädgårdssäckarna tog vägen, och svaret finns i huvudet på en enda person i styrelsen – som kanske inte är där.
Det gäller bostadsrättsföreningen med sitt gemensamma förråd, men lika mycket scoutkåren med tält och stormkök, idrottsklubben med koner och västar, samfälligheten med gräsklipparen och kyrkans förråd med julpynt. Sakerna finns. Det som saknas är ett ställe där alla kan se var de finns.
Problemet är inte ordningen – det är att den sitter i ett huvud
De flesta föreningsförråd har någon som vet. Det fungerar tills den personen flyttar, lämnar styrelsen eller bara inte svarar i telefonen en lördag förmiddag. Då står tio personer och letar i samma hörn.
En lapp på dörren hjälper en vecka. En pärm i styrelserummet hjälper den som har nyckel till styrelserummet. Det som faktiskt fungerar är en lista som alla når från telefonen, och som stämmer även efter att någon flyttat runt sakerna.
Låt en person sköta det – och alla andra se
Försök inte få alla att registrera saker. Det blir aldrig av, och blir det av blir det rörigt. Låt en person, eller två i styrelsen, hålla listan uppdaterad. Alla andra behöver bara kunna titta.
Det är också det enklaste att få igenom på ett styrelsemöte: ingen medlem behöver skaffa något, installera något eller lära sig något.
- Dela upp förrådet som ni pratar om det: «Städförrådet», «Cykelrummet», «Verkstan».
- Numrera hyllor och backar – «Hylla 1», «Backe 3» – och låt innehållet vara det man söker på.
- Fota varje backe med locket av. Det tar två sekunder och säger mer än en lista.
- Gör listan tillgänglig för alla, och sätt länken där folk redan tittar: anslagstavlan i trapphuset, föreningens Facebookgrupp eller som QR-kod på förrådsdörren.
Det som brukar gå fel
Allt ska in på en gång
Ta en hylla per städdag i stället. Ett förråd som blir klart under ett halvår blir klart. Ett som ska bli klart på en eftermiddag blir det sällan.
Ingen vet vem som har lånat vad
Stegen står inte i förrådet, för någon på tredje våningen har den. Skriv in det när något lånas ut – annars letar nästa person förgäves och tror att den är borta.
Listan hör till en person
Ligger listan i någons privata dokument följer den med när personen lämnar föreningen. Bestäm från början vem som tar över, och se till att det går att lämna vidare.
I Kollapp lägger den som sköter förrådet in platser, backar och saker – genom att fota, prata eller skriva. Sedan skapas en läslänk för förrådet. Länken visar allt som en vanlig webbsida: medlemmarna behöver inget konto, ingen app och ingen inloggning, och de kan inte ändra något. Den visar alltid läget just nu, och den kan stängas av med ett tryck.
Vill ni inte att vem som helst ska kunna se vad som står i förrådet kan länken låsas på två sätt: med en kod som sitter inne i trapphuset, så att det inte räcker att få länken vidarebefordrad – eller så att bara godkända ser den. Då loggar medlemmen in med ett gratis konto och ber om tillgång, och den som sköter förrådet godkänner en och en och kan ta bort den som flyttat.
Läslänken är gratis, med upp till tio godkända läsare. Fler läsare, och redigerare som kan lägga in och flytta saker tillsammans, ingår i Kollapp Plus.